Kilometervergoeding in 2025
In 2025 kunt u uw medewerkers een belastingvrije reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer bieden voor zakelijke reizen. Het maakt niet uit of uw werknemers hun eigen auto, een fiets, het openbaar vervoer of een combinatie daarvan gebruiken.
Soms kan de vergoeding hoger zijn dan de daadwerkelijke kosten die uw medewerkers maken. Dit kan hen extra stimuleren om bijvoorbeeld het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken.
Aan welke administratieve verplichtingen moet u voldoen?
In de loonadministratie moet u het aantal kilometers voor het woon-werkverkeer registeren. Dit geldt ook voor zakelijke kilometers, zoals voor vergaderingen of afspraken. Deze zakelijke kilometers hoeft u echter niet apart in de loonadministratie op te nemen.
Kilometers die een werknemer privé maakt, worden gezien als privékosten. U kunt deze wel vergoeden, maar deze vergoeding wordt dan belast als loon.
Vergoeding openbaar vervoer en werkelijke kosten
Het is mogelijk om de daadwerkelijke kosten die uw werknemers voor zakelijk openbaar vervoer maken te vergoeden. Dit gebeurt meestal via een declaratie op basis van bonnen of digitale tickets. Let op: alleen de werkelijke kosten voor zakelijk openbaar vervoer kunnen belastingvrij worden vergoed. Dit geldt niet voor reiskosten met de eigen auto.
Administratieve vereisten voor vergoeding openbaar vervoer
U moet deze kosten bijhouden in uw salarisadministratie en kunnen aantonen dat ze verband houden met woon-werkverkeer. Laat uw werknemers een declaratieformulier invullen en voeg daarbij digitale kopieën of scans van tickets als bewijs.
Privéreizen met het openbaar vervoer komen niet in aanmerking voor belastingvrije vergoeding.
Ruime vrijstelling voor ov-abonnementen
Vanaf 2024 is het fiscaal en administratief nog eenvoudiger om een ov-abonnement aan werknemers te verstrekken. Het maakt niet uit in welke vorm u het abonnement aanbiedt, zolang de werknemer het gebruikt voor zakelijke reizen, inclusief woon-werkverkeer.
Voor 2024 waren de fiscale gevolgen afhankelijk van hoe u het abonnement verstrekte. Nu hoeft u geen onderscheid meer te maken tussen een verstrekt abonnement of een vergoeding; beide zijn onbelast als de reizen zakelijk zijn. Dit scheelt werkgevers aanzienlijk in de administratieve lasten.
Een treinabonnement via de werkgever
Veel werkgevers kiezen ervoor om werknemers een NS Traject Vrij-abonnement of ander ov-abonnement voor woon-werkverkeer te verstrekken. In dat geval is het aantrekkelijker om een NS-Business Card aan te bieden. Dit is vaak handiger en kostenefficiënter dan losse declaraties per rit. Medewerkers kunnen de abonnementen gebruiken voor zakelijke en persoonlijke reizen op een bepaald traject.
Ov-reiskostenvergoeding en de Belastingdienst
Reist een werknemer met een NS-maand- of jaarabonnement? Dan hoeft u geen aparte openbaarvervoerverklaring meer aan te vragen. De NS geeft reisgegevens rechtstreeks door aan de Belastingdienst.
Maandelijkse overzichten van de NS bieden u voldoende gegevens voor een deugdelijke administratie. Hiermee voldoet u aan de eisen van de Belastingdienst.
NS-Business Card voor privégebruik
Privéreizen met de NS-Business Card zijn toegestaan. Werknemers kunnen op de website aangeven welke reizen privé zijn gemaakt. Deze reizen kunt u eenvoudig verrekenen met de zakelijke vergoeding.
Vragen over de belastingvrije vergoeding openbaar vervoer?
Heeft u vragen over de regels voor belastingvrije vergoeding van openbaar vervoer? Neem gerust contact op met onze loonbelastingspecialisten. Wij helpen u graag verder.
